Las auditorías de seguridad alimentaria son fundamentales para garantizar que las empresas cumplan con los estándares más altos de producción y manipulación de alimentos. Estas inspecciones pueden resultar abrumadoras, especialmente para quienes son nuevos en el proceso o para quienes anteriormente han tenido problemas con el cumplimiento. Sin embargo, con la preparación adecuada, las empresas pueden convertir las auditorías en oportunidades de mejora y éxito.

Hay tres tipos principales de auditoría que una empresa maneja: auditorías regulatorias de terceros, auditorías internas y auditorías simuladas. 

En este artículo, describimos los errores más comunes en las auditorías de terceros que evalúan las prácticas y los planes de seguridad alimentaria de una empresa a cargo de una organización independiente. Ofrecemos estrategias para evitarlos y destacamos cómo dominar este proceso permitirá desarrollar habilidades valiosas entre los miembros del equipo y adquirir experiencia.

Errores comunes en las auditorías de seguridad alimentaria

Para cumplir con las auditorías de terceros, es necesario prepararse considerablemente, tanto si es proveedor como si recibe ingredientes alimentarios. Comience pronto y designe un equipo central para la auditoría a fin de evitar obstáculos importantes. 

1. No leer las normas: Conozca las normas que se aplican a su sector alimentario, a sus instalaciones y a su sistema de auditoría. Tómese el tiempo necesario para leer el texto completo de una norma y los documentos de orientación adjuntos. Elija el sistema de auditoría que mejor se adapte a su objetivo. 

Solución: Responda a las preguntas sobre qué esquema o estándar de referencia se requiere. Elija un organismo de certificación o una empresa de auditoría de terceros que se ajuste a los requisitos del estándar. Obtenga una copia del estándar seleccionado del organismo de certificación o la empresa de auditoría. 

2. Documentación inadecuada: Los auditores dependen en gran medida de la documentación para evaluar el cumplimiento. Los registros faltantes o desactualizados pueden dar lugar a hallazgos adversos. Algunos ejemplos incluyen registros de temperatura, cronogramas de limpieza y registros de capacitación del personal incompletos. Asegúrese de que los organigramas y las listas de personal estén actualizados junto con los diagramas de flujo de procesos. 

Solución: Implemente un sistema sólido de mantenimiento de registros. Las soluciones digitales, como el software basado en la nube, pueden ayudar a garantizar que los documentos estén actualizados, organizados y sean de fácil acceso. Si ha realizado una auditoría interna o simulada, ¿qué lagunas se encontraron en la documentación? ¿Se han solucionado? 

3. Capacitación insuficiente del personal: El personal que no esté preparado para las auditorías puede cometer errores inadvertidamente o no responder las preguntas con precisión, lo que dará un mal reflejo de la organización.

Solución: Realice sesiones de capacitación periódicas para garantizar que los empleados comprendan los protocolos de seguridad alimentaria y sus funciones durante una auditoría. Fomente la realización de auditorías simuladas para aumentar la confianza. Asegúrese de que los empleados puedan llevar a cabo y describir sus procesos de acuerdo con los procedimientos documentados.  

4. Incumplimiento de la realización de auditorías internas: Saltarse las auditorías internas puede dejar problemas sin detectar hasta la inspección oficial, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento.

Solución: Programe auditorías internas de rutina para identificar y abordar posibles deficiencias. Las auditorías internas permiten a las empresas corregir deficiencias de manera proactiva antes de que lleguen los auditores externos. Por ejemplo, si su empresa subcontrata el control de plagas, ¿se supervisa adecuadamente este servicio? 

5. Supervisión del mantenimiento de las instalaciones: Los auditores inspeccionan las instalaciones físicas de cerca. Problemas como pisos agrietados, iluminación deficiente o fallas en el control de plagas pueden generar infracciones.

Solución:Mantenga una estricta lista de verificación de mantenimiento y aborde los problemas de inmediato: asóciese con expertos en mantenimiento y control de plagas para mantener las instalaciones listas para auditorías durante todo el año.

6. Enfoque reactivo, no proactivo, hacia la seguridad alimentaria: Depender de soluciones de último momento en lugar de esfuerzos de cumplimiento constantes puede crear estrés innecesario y aumentar la probabilidad de errores.

Solución: Fomentar una cultura proactiva de seguridad alimentaria. Revisar periódicamente los procesos, actualizar los procedimientos e involucrar a todo el personal en la mejora continua.

Cómo las auditorías de seguridad alimentaria desarrollan habilidades y experiencia

Dominar las auditorías de seguridad alimentaria no solo garantiza el cumplimiento: desarrolla competencias profesionales fundamentales que benefician a las personas y a los equipos.

Así es cómo transforman las estrategias de owned media:

1. Mejora la atención al detalle: La preparación para las auditorías agudiza las habilidades de observación y la atención a los detalles. Estas habilidades son valiosas para garantizar la excelencia operativa constante, desde mantener registros impecables hasta identificar fallas menores en las instalaciones.

2. Aumenta la capacidad de resolución de problemas: Realizar auditorías internas y abordar las no conformidades requiere una solución creativa de problemas. Desarrollar e implementar acciones correctivas fortalece su capacidad para manejar desafíos complejos de manera eficaz.

3. Fortalece las habilidades de comunicación: Las auditorías eficaces dependen de una comunicación clara entre el personal y los auditores. Capacitar a los empleados para que expliquen los procesos y demuestren el cumplimiento de las normas genera confianza y capacidad de comunicación.

4. Fomenta el trabajo en equipo: Para que las auditorías sean exitosas es necesaria la colaboración entre departamentos. Los equipos aprenden a trabajar juntos para alcanzar objetivos compartidos, lo que fomenta una cultura de responsabilidad y cooperación.

5. Prepara para roles de liderazgo: La gestión de auditorías de seguridad alimentaria proporciona a los profesionales la experiencia necesaria para liderar las iniciativas de cumplimiento normativo. Estas habilidades son transferibles a puestos más amplios de control de calidad y gestión.

Pasos para una auditoría de seguridad alimentaria sin estrés

1. Comienza temprano:Comience a prepararse tan pronto como se confirme la fecha de la auditoría. Revise los informes de auditoría anteriores para identificar problemas recurrentes.
2. Normas de revisión: Familiarícese con los requisitos específicos de la auditoría, como ISO 22000, HACCP o las regulaciones sanitarias locales.
3. Realizar una auditoría simulada: Simular el proceso de inspección para identificar los puntos débiles. Esto ayuda al personal a familiarizarse con el proceso.
4. Involucrar a todo el personal:Asegúrese de que cada miembro del equipo comprenda su función y la importancia del cumplimiento.
5. Abordar las deficiencias con prontitud:Resolver cualquier problema descubierto durante las auditorías internas o revisiones de las instalaciones antes de la inspección oficial.
6. Mantener una comunicación abierta:Durante la auditoría, responda con prontitud las preguntas y proporcione la documentación. La transparencia demuestra su compromiso con el cumplimiento.

Las auditorías de seguridad alimentaria son una parte esencial del funcionamiento exitoso de una empresa alimentaria. Las empresas pueden abordar las inspecciones con confianza evitando los errores más comunes, fomentando una cultura proactiva y centrándose en la preparación. Además, dominar las auditorías desarrolla habilidades fundamentales (como la resolución de problemas, la atención a los detalles y el liderazgo) que benefician a las personas y las organizaciones a largo plazo.

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